Informativa privacy — Clienti e utenti della piattaforma

Trattamento dei dati di chi dispone di un account YouNorm.

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Bozza in revisione legale — non pubblicata. I testi sono redatti sui trattamenti effettivi del sito. I punti evidenziati in giallo («…») vanno confermati dal Titolare/DPO prima della messa online.

Questa informativa si rivolge alle persone fisiche che dispongono di un account sulla piattaforma YouNorm (referenti aziende clienti, consulenti partner e relativi utenti).

Doppio ruolo — per i dati di account, fatturazione, sicurezza e funzionamento del servizio FLABO è Titolare del trattamento (questa informativa). Per i dati personali che il cliente carica e gestisce autonomamente nella piattaforma (es. dati di propri dipendenti, fornitori, segnalanti) FLABO agisce come Responsabile ex art. 28 GDPR per conto del cliente, che ne resta Titolare: tale trattamento è disciplinato dall'atto di nomina a Responsabile / DPA contrattuale, non da questa informativa.

1. Titolare del trattamento

FLABO System Integration And Security S.r.l. — Via XII Ottobre 12/2, 16121 Genova (GE) — P.IVA 02788140990. PEC: flabosissrl@legalmail.com. Email privacy: privacy@flabo.it.

2. Dati trattati

  • Dati anagrafici e di contatto: nome e cognome del referente, ragione sociale, email, telefono, identificativo organizzazione.
  • Dati di account e autenticazione: credenziali (password conservata in forma cifrata/hash), ruolo applicativo, stato dell'utenza, secondo fattore (OTP) ove attivo.
  • Dati di utilizzo e sicurezza: registri di audit delle azioni, eventi di accesso, indirizzo IP, data e ora delle operazioni, identificativi di sessione.
  • Dati amministrativi e contrattuali: licenze, piani e dati di fatturazione (ragione sociale, P.IVA/codice fiscale, indirizzo di fatturazione, estremi di pagamento).

3. Finalità e basi giuridiche

FinalitàBase giuridica
Creazione e gestione account, erogazione del servizioEsecuzione del contratto (6.1.b)
Sicurezza, prevenzione abusi, tracciabilità/auditLegittimo interesse (6.1.f) / obbligo legale (6.1.c)
Fatturazione e adempimenti contabili e fiscaliObbligo legale (6.1.c)
Assistenza e supporto tecnicoEsecuzione del contratto (6.1.b)
Comunicazioni di servizio (avvisi, scadenze, modifiche)Esecuzione del contratto / legittimo interesse
Le comunicazioni promozionali sono soggette all'Informativa Newsletter/Marketing e al consenso.

4. Modalità e sicurezza del trattamento

  • Isolamento multi-tenant con Row-Level Security a livello di database.
  • Controllo degli accessi basato sui ruoli, autenticazione e gestione delle sessioni.
  • Cifratura dei dati in transito e cifratura dei documenti applicativi.
  • Registro di audit delle operazioni e scansione antivirus dei file caricati.

5. Luogo del trattamento e archiviazione

L'infrastruttura applicativa (database, archiviazione, motore AI) è ospitata su sistemi del Titolare in Italia. Il motore di intelligenza artificiale è self-hosted in Italia: i contenuti elaborati non vengono inviati a servizi AI di terze parti.

Archiviazione documentale: l'opzione predefinita e suggerita è lo storage della piattaforma in Italia. Il cliente può facoltativamente collegare drive di terze parti di propria scelta (es. Microsoft 365, Google Drive, Dropbox, proprio storage S3); in tal caso trattamento e localizzazione dipendono dal fornitore scelto dal cliente, che ne assume la responsabilità.

6. Destinatari e responsabili del trattamento

  • Microsoft Ireland Operations Limited — posta elettronica e produttività (Microsoft 365) per le email di servizio.
  • Allo stato non sono nominati altri responsabili; eventuali fornitori futuri (manutenzione, backup) saranno nominati ex art. 28.
I dati possono essere comunicati ad autorità competenti per obblighi di legge. Non sono ceduti a terzi per finalità proprie di questi ultimi.

7. Trasferimenti extra-UE

I dati gestiti dall'infrastruttura del Titolare restano in Italia. L'uso di Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited) avviene di norma nell'ambito dell'EU Data Boundary; eventuali trasferimenti verso gli Stati Uniti sono coperti dalla decisione di adeguatezza UE-USA (EU-US Data Privacy Framework) cui Microsoft aderisce e, in subordine, dalle Clausole Contrattuali Standard ex art. 46 GDPR.

8. Periodo di conservazione

  • Dati dell'account: per la durata del rapporto contrattuale.
  • Dati di audit e sicurezza (compreso IP): 12 mesi, salvo requisiti più estesi previsti dai framework di conformità applicabili.
  • Dati contabili e fiscali: per il termine di legge (di norma 10 anni).
  • Alla cessazione del rapporto i dati sono cancellati o anonimizzati entro 90 giorni, salvo obblighi di legge.

9. Diritti dell'interessato

Gli interessati possono esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR scrivendo a privacy@flabo.it.

Se i tuoi dati sono trattati all'interno dello spazio di un'azienda cliente (FLABO opera come Responsabile ex art. 28), la richiesta va indirizzata al Titolare, ossia all'organizzazione cliente che gestisce quei dati; FLABO la supporterà come responsabile.

È fatto salvo il diritto di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).